Spre deosebire de alte contracte, de a caror incheiere ambele parti sunt obligate sa se ocupe, obligatia incheierii contractului individual de munca in forma scrisa ii apartine exclusiv angajatorului.

Inainte de semnarea propriu-zisa a contractului individual de munca, angajatorul trebuie sa se asigure ca sunt indeplinite toate conditiile legale necesare pentru incheierea valabila a acestuia.

Contractul individual de munca trebuie semnat inainte de inceperea activitatii salariatului.

Conform Codului Muncii, primirea la munca a persoanelor fara incheierea unui contract individual de munca in forma scrisa (munca la negru) constituie contraventie. Angajatorul este obligat ca, inaintea inceperii activitatii, sa inmaneze salariatului un exemplar din contractul individual de munca. Incalcarea acestei obligatii de catre angajator se sanctioneaza  cu amenda de la 1.500 lei la 2.000 lei, conform Codului Muncii, art. 260 alin. (1) lit. p).

Contractul individual de munca trebuie semnat dupa informarea prealabila a angajatului.

Inainte de incheierea contractului de munca, angajatorul este obligat sa informeze persoana selectata in vederea angajarii cu privire la clauzele pe care intentioneaza sa le inscrie in contract. Acest lucru este prevazut in Codul Muncii, la articolul 17, alin. (1). Se considera ca angajatorul a indeplinit aceasta obligatie la momentul comunicarii ofertei privind continutul contractului individual de munca.

Daca angajatorul nu indeplineste aceasta obligatie de informare, angajatul are dreptul sa sesizeze instanta competenta, in termen de 30 de zile de la data neimplinirii acestei obligatii, si sa solicite despagubiri corespunzatoare prejudiciului pe care l-a suferit.

Contractul individual de munca trebuie semnat numai pe baza unui certificat medical.

Incheierea contractului individual de munca este conditionata de existenta unui certificat medical din care sa reiasa ca persoana respectiva este apta pentru prestarea acelei munci. In lipsa certificatului medical, contractul individual de munca este considerat nul in mod absolut. Inainte de intrarea in vigoare a legii 40/2011, era permisa prezentarea certificatului medical si ulterior incheierii contractului. Potrivit noilor prevederi, nulitatea nu mai poate fi acoperita.

Art. 260 alin. (1) lit. m) din Codul Muncii prevede ca incalcarea de catre angajator a obligatiei  de a angaja o persoana  numai in baza unui certificat medical care constata faptul ca cel in cauza este apt pentru prestarea acelei munci, se sanctioneaza cu amenda de la 1.500 lei la 3.000 lei.

Dupa caz, contractul individual de munca trebuie semnat pe baza unor  atestate, avize, autorizatii si permise.

In unele cazuri reglementate prin dispozitii legale speciale, incheierea contractului individual de munca pentru anumite posturi este conditionata si de existenta prealabila a unui aviz. De exemplu, este necesar avizul organului de politie pentru incadrarea: functionarilor publici care urmeaza a fi dotati cu armament sau a personalului de paza proprie, inclusiv celui caruia i se incredinteaza arme si munitii.

De asemenea, incadrarea in munca a cetatenilor straini pe teritoriul Romaniei se face numai pe baza unei autorizatii de munca.

Semnarea contractului individual de munca poate fi conditionata de studiile absolvite.

Pentru incadrarea in anumite functii, angajatii trebuie sa dovedeasca un anumit nivel de studii. Acest lucru este obligatoriu pentru angajatii din mediu public, pentru care nivelul studiilor este prevazut de legi si statute. Pentru angajatii din mediul privat, nivelul de studii nu este prevazut prin lege insa in incadrarea lor se va tine cont de Clasificarea ocupatiilor din Romania si de Nomenclatorul ocupatiilor. Exista insa si functii pentru care angajatorii din mediul privat trebuie sa respecte normele impuse de legislatie referitoare la nivelul de studii. De exemplu, conform art. 11 din Legea nr. 82/1991, persoanele care organizeaza si conduc contabilitatea trebuie sa fie absolvente de studii economice superioare.

Impunerea unor conditii speciale privitoare la studii, cunoasterea de limbi straine, capacitate fizica si intelectuala nu constituie discriminare atata timp cat indeplinirea lor este obligatorie pentru prestarea activitatii respective.

Contractul individual de munca trebuie semnat dupa verificarea aptitudinilor si a pregatirii profesionale.

Potrivit art. 29 din Codul Muncii, contractul individual de munca se incheie dupa verificarea prealabila a aptitudinilor profesionale si personale ale persoanei care solicita angajarea. Modalitatile in care urmeaza sa se realizeze verificarea se stabilesc prin contractul colectiv de munca, prin statutul profesional sau disciplinar si prin regulamentul intern, in masura in care legea nu dispune altfel.

Art. 57, Codul Muncii:

“(1) Nerespectarea oricareia dintre conditiile legale necesare pentru incheierea valabila a contractului individual de munca atrage nulitatea acestuia.”