Decizia privind schimbarea administratorului unei societăți comerciale cu răspundere limitată aparține asociaților / asociatului unic și se consemnează într-un act de tip hotărâre generală a asociaților sau decizie a asociatului unic, în funcție de structura conducerii din cadrul respectivei firme, act în care se menționează revocarea mandatului vechiului administrator, precum și numirea noului reprezentant legal care va reprezenta societatea în relațiile cu partenerii de afaceri (furnizori, clienți, instituții ale statului etc.).

Administrator al unei societăți poate fi atât o persoană fizică, cât și o persoană juridică, situație în care trebuie numit și reprezentantul persoană fizică care va ocupa această funcție, important este ca administratorul să nu aibă cazier fiscal, întrucât ONRC verifică acest aspect (este chiar obligatoriu de menționat în cererea tip această verificare) și, după caz, amână sau respinge lucrarea.

La numire, noului administrator trebuie să i se stabilească care îi sunt puterile de reprezentare a societății în relațiile cu partenerii (limitate, cu evidențierea exactă a sarcinilor sau nelimitate), precum și durata mandatului (perioada poate fi determinată, în număr de luni/ani sau nedeterminată).

Schimbarea administratorului produce o modificare a actului constitutiv al societății și implică înregistrarea unei mențiuni în acest sens la oficiul registrului comerțului, obligatoriu de transmis în cel mult 15 zile de la data emiterii hotărârii generale a asociaților / deciziei asociatului unic.

Pentru înregistrarea la ONRC a mențiunii privind schimbarea administratorului se vor centraliza și se vor depune sub forma unui dosar următoarele documente:

• Cerere de înregistrare, formular tip, cu evidențierea mențiunilor la punctul 4.6 din cerere (bifă la administratori/persoane împuternicite/reprezentanți legali, bifă la act constitutiv actualizat) și bifă la solicitarea obținerii informațiilor din cazierul fiscal pentru noul administrator;
• Actul modificator al actului constitutiv (hotărârea generală a asociaților / decizia asociatului unic), însoțit de anexa contor privind numărul de caractere al textului acestui act;
• Actul constitutiv actualizat;
• Declarație pe proprie răspundere a noului administrator din care să rezulte că acceptă numirea şi că îndeplinește condiţiile legale pentru deţinerea acestei calităţi, realizată în formă autentică la notar;
• Actul de identitate al noului administrator sau al noului reprezentant al persoanei juridice care îndeplineşte această calitate;
• Specimenul de semnătură al noului administratori, realizat în formă autentică la notar;
• Împuternicire specială (în formă autentică), avocaţială sau delegaţie pentru persoana desemnată să îndeplinească pentru societate formalităţile legale privind depunerea documentelor;
• Formularul tip privind acordul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.

Pentru acest tip de lucrare Registrul Comerțului percepe o taxă generată de publicarea în Monitorul Oficial a textului din hotărârea generală a asociaților / decizia asociatului unic, actul care stă la baza lucrării, taxă ce poate varia între 180-250 lei, la data curentă, la care se mai pot adăuga eventualele taxe poștale în funcție de adresa la care se solicită transmiterea documentelor eliberate de ONRC.

Termenul pentru soluționarea dosarului este de aproximativ 3 zile lucrătoare de la data înregistrării cererii, dar se poate prelungi, după caz, în situația în care reprezentantul ONRC care analizează dosarul consideră că sunt necesare completări sau clarificări privind documentele depuse.

Photo by Icons8 Team on Unsplash