În Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 509/24.07.2012, a fost publicată Legea nr. 148/2012 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice.
Vă vom prezenta în cele ce urmează regimul juridic al documentelor în formă electronică ce conţin date privind operaţiunilor de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică.
Ø Factura în formă electronică
Facturile, bonurile fiscale şi chitanţele în formă electronică constituie documente justificative în înţelesul Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Persoana fizică sau juridică ce emite facturi, poate să opteze pentru emiterea acestora în formă electronică, cu condiţia garantării autenticităţii, originii şi integrităţii conţinutului. Factura în formă electronică va respecta conţinutul stabilit de actele normative speciale şi va conţine marca temporală care certifică momentul emiterii şi semnătura electronică a emitentului facturii. Certificatul aferent semnăturii electronice va conţine informaţii privind identificatorul fiscal şi numărul notificării înregistrate la Ministerul Finanţelor Publice (MFP).
Emiterea facturilor se face în una dintre următoarele două modalităţi, la alegerea exclusivă a emitentului:
– în formă electronică;
– pe suport hârtie.
Emitentul poate opta pentru schimbarea modalităţii de emitere, cu notificarea MFP.
Transmiterea facturilor emise în formă electronică se face în una dintre următoare modalităţi:
– prin mijloace electronice, în condiţiile prevăzute de Legea nr. 571/2003, cu modificările şi completările ulterioare;
– pe suport hârtie.
Ø Condiţii pentru emiterea facturilor în formă electronică
Persoanele care emit facturi în formă electronică trebuie:
– să dispună de mijloace tehnice şi umane corespunzătoare pentru garantarea securităţii, fiabilităţii şi continuităţii serviciilor de prelucrare a datelor în formă electronică;
– să folosească personal cu cunoştinţe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice şi cu o practică suficientă în ceea ce priveşte procedurile de securitate corespunzătoare,
– să fie în măsură să gestioneze şi să arhiveze toate informaţiile privind fiecare factură în formă electronică emisă, pe perioada de timp stabilită prin normele legale în vigoare;
– să utilizeze sisteme de arhivare electronică în conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Pe durata arhivării, persoanele care au responsabilitatea arhivării vor lua măsuri ca orice factură în formă electronică să poată fi accesată numai de emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.
Ø Externalizarea serviciilor de emitere, transmitere şi arhivare a facturilor în formă electronică
Activităţile de emitere, transmitere şi arhivare a facturilor în formă electronică pot fi realizate şi de către alte persoane decât emitentul de drept al acestora, în următoarele condiţii:
– să îndeplinească condiţiile menţionate mai sus;
– să existe un contract valabil încheiat între emitentul de drept şi un furnizor de servicii de emitere a facturilor în formă electronică.
Certificatul aferent semnăturii electronice a persoanelor care prestează servicii de emitere, transmitere sau arhivare a facturilor în formă electronică va conţine informaţii privind calitatea de furnizor de servicii şi datele sale de identificare.
Furnizorii de servicii pot să presteze servicii de conversie a unei facturi deja emise pe suport hârtie în factură în formă electronică, la cererea beneficiarului. Conversia se poate realiza numai după factura în original. Factura în formă electronică rezultată va dobândi calitatea de document justificativ numai după înscrierea precizării:” prezenta factură este conformă cu originalul emis iniţial pe suport hârtie având seria… nr….din data de…, emisă de …..” şi ataşarea semnăturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor în formă electronică, precum şi a mărcii temporale certificând momentul conversiei.
Ø Chitanţa în formă electronică
Chitanţa în formă electronică respectă condiţiile privind conţinutul obligatoriu, stabilite de actele normative în vigoare şi conţine marca temporală şi semnătura electronică a emitentului acesteia.
Certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului va conţine informaţii privind identificatorul fiscal şi numărul notificării înregistrate la MFP.
Prevederile privind emiterea, transmiterea, stocarea, arhivarea, conversia şi utilizarea facturilor menţionate mai sus sunt aplicabile şi chitanţelor în formă electronică, cu excepţia acelor prevederi care din punct de vedere financiar-fiscal nu le sunt aplicabile.
Ø Regimul documentelor în formă electronică aferente tranzacţiilor înregistrate prin intermediul caselor de marcat şi terminalelor automate bancare
Bonurile fiscale emise de casele de marcat şi bonurile emise de terminalele automate bancare, în formă electronică, stocate la emitent, au acelaşi regim juridic ca şi cele emise pe suport hârtie.
Persoanele care au obligaţia emiterii acestora pot păstra în formă electronică documentul generat în formă electronică în următoarele condiţii: să îndeplinească cerinţele privind asigurarea conformităţii informaţiilor înregistrate în formă electronică cu cele înscrise pe documentul de hârtie precum şi să le arhiveze şi să asigure accesul la bonurile emise în formă electronică. Persoanele care păstrează în formă electronică bonurile au obligaţia de a notifica organul fiscal competent din cadrul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală.
Bonurile emise în formă electronică vor respecta condiţiile privind conţinutul obligatoriu stabilite prin actele normative în vigoare. Termenul de arhivare al acestora va fi acelaşi cu cel prevăzut pentru cele emise pe suport hârtie.
Casele de marcat utilizate pentru emiterea bonurilor fiscale în formă electronică se vor aviza cu respectarea prevederilor Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale.
Ø Alte aspecte
Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi, chitanţe şi bonuri fiscale în formă electronică, cheltuielile efectuate cu investiţiile pentru dotări şi alte utilităţi necesare desfăşurării acestei activităţi sunt amortizabile pe o perioadă de 5 ani de la prima înregistrare ca utilizator de factură în formă electronică.
Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit facturi, chitanţe şi bonuri fiscale în formă electronică privind investiţiile legate de modificarea şi perfecţionarea sistemelor informatice utilizate în activitatea de facturare electronică sunt amortizabile pe o perioadă de 3 ani, începând cu data iniţierii investiţiei, aprobată cu hotărârea administratorului, respectiv a consiliului de administraţie al persoanei care iniţiază cheltuiala, iar în cazul persoanelor fizice, prin declaraţie pe propria răspunderii.