Prelungirea valabilității sediului social la timp este o modificare foarte importantă în buna desfășurare a activității unei societăți, care, dacă nu este declarată la timp, atrage după sine sancțiuni grave, cum ar fi declararea societății ca fiind inactivă sau chiar dizolvarea acesteia, conform prevederilor art. 237 din Legea nr. 31/1990 a societăților comerciale cu modificările și completările ulterioare.
Înființarea unei societății presupune și crearea sediului social, unde aceasta poate desfășura activitate sau nu. Pentru definirea sediului, se întocmește un contract în baza căruia aceasta își stabilește sediul social la acea adresă. Contractul poate fi încheiat pe perioadă nelimitată sau pe o perioadă bine definită de timp. În cazul contractelor încheiate pe perioadă determinată, la apropierea datei expirării acestora asociatul/asociații și/sau administratorul/administratorii trebuie să se ocupe de prelungirea contractelor.
Prelungirea valabilității sediului social reprezintă o modificare adusă statutului societății, și ca orice altă modifcare de această natură, trebuie înregistrată la Registrul Comerțului, sub forma unei mențiuni.
Documentele necesare prelungirii valabilității sediului social la Registrul Comerțului sunt: cererea de depunere şi/sau menţionare acte, actul adiţional/contractul nou pentru aceeaşi adresă, dacă este cazul, împuternicire specială (în formă autentică), avocaţială sau delegaţie pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalităţile legale și dovada achitării taxelor de registru.
Așa cum am precizat anterior, sancțiunile privind nerespectarea procedurii de prelungire a sediului social sunt foarte drastice, întrucât, prima condiție ca o societate să existe din punct de vedere legal este să dețină un sediu social valabil.
Expirarea și neprelungirea acestuia duc la inexistența lui, iar instituțiile abilitate în domeniu au dreptul să declare societatea ca fiind inactivă, sau pot merge până la dizolvarea acesteia, conform prevederilor legii nr. 31/1990 a societăților comerciale cu modificările și completările ulterioare.
