Sediul secundar sau punctul de lucru , asa cum se numea in vechea legislatie, este un spatiu unde un agent economic isi desfasoara activitatea in afara sediului social. Prin sediu secundar se intelege o sucursala, agentie, reprezentanta sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, inclusiv celor de tipul sediului permanent.
Sediile secundare ale firmei pot fi deschise atat odata cu infiintarea societatii comerciale, cat si dupa acest moment. Deschiderea unui sediu secundar dupa ce firma a fost infiintata se realizeaza prin introducerea si inregistrarea de mentiuni la Registrul Comertului.
Documentul principal care autorizeaza infiintarea unui sediu secundar il reprezinta un act de spatiu, care poate consta fie într- un act de proprietate (în cazul în care societatea este proprietară a spatiului respectiv), fie într-un contract încheiat între societate si un alt proprietar, contract care poate fi de închiriere (subînchiriere), de comodat, contract de asociere în participatiune, etc.
În cazul în care se încheie un contract de închiriere (subînchiriere) cu un proprietar persoană fizică, acesta trebuie înregistrat la Administratia Financiară pentru luarea in evidentă.
La infiintarea unui sediu secundar dosarul ce se va inainta la Registrul Comertului va cuprinde pe langa hotararea adunarii generale a asociatilor sau actionarilor de deschidere a unui sediu secundar si actul constitutiv actualizat si alte documente cerute de legislatia in vigoare referitoare la actul de spatiu si dovada de proprietate a spatiului, avizul de schimbare a destinatiei imobilelor colective cu regim de locuinta (daca este cazul), imputerniciri, dovezile privind plata taxelor legale si altele.
Chiar daca un punct de lucru a fost deja inregistrat la ORC, contribuabilii sunt obligati de lege sa declare organului fiscal competent din subordinea ANAF, in termen de 30 de zile, infiintarea de sedii secundare.
In ceea ce priveste procedura de inregistrare, aceasta se realizeaza prin completarea unui formular pus la dispozitie gratuit de organul fiscal din subordinea ANAF si va fi insotita de acte doveditoare ale informatiilor cuprinse in aceasta. (art. 75, alin. 1 din OG 92/2003 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare).
In cazul unui punct de lucru (sediul secundar) cu minim cinci salariati, se va depune declaratia prevazuta de OMFP 262/2007 pentru aprobarea formularelor de inregistrare fiscala a contribuabililor, si anume formularul 060 “Declaratie de inregistrare fiscala/Declaratie de mentiuni pentru sediile secundare”. Declaratia de inregistrare fiscala a punctului de lucru se completeaza cu ocazia primei inregistrari fiscale, de regula cu ocazia infiintarii, iar declaratia de mentiuni se completeaza ori de cate ori se modifica datele declarate anterior.
Referitor la documentele aferente inscrierii, se mentioneaza ca declaratia de inregistrare fiscala a sediilor secundare completata, semnata si stampilata va fi insotita de copii xerox ale urmatoarelor documente, conform punctului 72.1 din HG 1050/2004 privind Normele metodologice de aplicare a Codului de procedura fiscala: certificatul de inregistrare al firmei-mama (CUI-ul), certificatul constatator eliberat de ORC cu declararea punctului de lucru, actul de spatiu de la punctul de lucru, act de identitate al reprezentantului legal al firmei mama.
Urmatoare etapa va fi emiterea Certificatului de inregistrare fiscala cu cod de inregistrare fiscala (CIF) pe punct de lucru, diferit de cel al firmei mama, de catre Administratia Finantelor Publice la care este arondat punctul de lucru cu minim cinci salariati.
In ceea ce priveste impozitul pe venit din salarii pentru salariatii de la punctul de lucru, acesta se declara in formularul 112 prevazut de HG 1397/2010 privind modelul, continutul, modalitatea de depunere si de gestionare a “Declaratiei privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate”, la SECTIUNEA F – Impozit pe venitul din salarii, defalcat pe sediul principal si sediile secundare se va depune la administratia fiscala unde este arondat pentru administrare fiscala firma mama. Obligatoriu si plata impozitului la bugetul de stat, se va efectua la acelasi organ fiscal. Restul contributiilor se vor declara si se vor plati pe CUI-ul firmei mama la administratia fiscala teritoriala de care apartine firma mama.
Daca este cazul, casele de marcat se fiscalizeaza obligatoriu la organul fiscal unde este infiintat punctul de lucru.( punctele 62, 68, alin.4) si 73, alin.5) din HG 479/2003 privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea OUG 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, cu modificarile si completarile ulterioare).
La sediul fiecarui punct de lucru este obligatoriu sa existe registrul unic de control. Astfel, potrivit prevederilor art. 5, alin. 2) din Legea 252/2003 privind registrul unic de control, “registrul unic de control se tine la sediul social si la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat avize/autorizatii si/sau acorduri de functionare”.
