Fiecare angajator are obligatia de a infiinta si transmite la inspectoratul teritorial de munca un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Potrivit Ordinului 1918 / 2011, pentru transmiterea Registrului de evidenta a salariatilor poate fi utilizata oricare dintre urmatoarele metode:

1) ReviSal transmis online, pe portalul Inspectiei Muncii

Transmiterea online este cea mai utilizata modalitate de depunere a ReviSal si se poate face accesand portalul Inspectiei Muncii, disponibil la adresa https://reges.inspectiamuncii.ro/

Totusi, depunerea online pe portal se poate face numai dupa solicitarea si obtinerea de catre angajator a numelui de utilizator si a parolei si activarea accesului la portalul Inspectiei Muncii.

Pentru a obtine numele de utilizator si parola, trebuie sa va deplasati la ITM-ul in a carui raza teritoriala angajatorul isi are sediul sau domiciliul, cu urmatoarele acte:

– cerere scrisa pentru eliberarea numelui de utilizator si a parolei;

– imputernicire semnata si stampilata de angajator, in cazul in care persoana care solicita obtinerea numelui de utilizator si parolei este alta decat reprezentantul legal al angajatorului.

– copie dupa certificatul de inmatriculare;

– copie dupa actul de identitate al persoanei imputernicite.

In cazul in care angajatorul isi externalizeaza serviciul de completare si depune a ReviSal catre o companie specializata, mai trebuie depusa la ITM si o informare care cuprinde: denumirea si codul unic de identificare al prestatorului de servicii, precum si data de la care s-a contractat serviciul pentru completarea si depunerea ReviSal.

Versiunea noua a ReviSal, conforma cu dispozitiile HG 500/2011 o gasiti la: http://www.inspectiamuncii.ro/

2) Transmiterea prin e-mail, pe baza de semnatura electronica

Potrivit Ordinului MMFPS nr. 1918/2011, registrul general de evidenta a salariatilor poate fi depus si prin e-mail la “adresa de e-mail pusa la dispozitie de Inspectia Muncii”. Facilitatea este disponibila pentru angajatorii care detin semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, obtinut de la un furnizor de certificare in conditiile Legii nr. 455/2001.

Astfel, registrul de evidenta salariatilor se poate trimite prin e-mail la adresa suportregistru@inspectiamuncii.ro , dupa ce a fost semnat cu semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat digital calificat.

3) ReviSal depus la sediul ITM

ReviSal se depune pe suport CD, discheta 3,5 inch/1,44 MB sau medii de stocare USB cu sisteme de fisiere FAT/FAT32.

Registrul, insotit de o adresa de inaintare semnata si stampilata de catre reprezentantul legal, se depune:

– La sediul ITM in a carui raza teritoriala persoanele fizice sau juridice isi au domiciliul, respectiv sediul;

– La sediul ITM in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea unitatile fara personalitate juridica.

Pentru prima depunere la sediul ITM a registrului, este necesar ca adresa de inaintare sa fie insotita de o copie a certificatului de inmatriculare la Registrul Comertului, a certificatului de inregistrare fiscala, respectiv o copie a actului de identitate – in cazul angajatorului persoana fizica.

Cand transmitem registrul de evidenta a salariatilor?

Transmiterea registrului in forma electronica la inspectoratul teritorial de munca se realizeaza:

– cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariat. Chiar si unitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor – sucursale, agentii, reprezentante, puncte de lucru sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, precum si misiunile diplomatice si oficiile consulare ale altor state in Romania, respectiv, dupa caz, institutele culturale si reprezentantele comerciale si economice ale altor state in Romania – au obligatia de a transmite registrul general de evidenta a salariatilor, daca sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:

a) au primit delegare de competenta pentru incadrarea personalului prin incheierea de contracte individuale de munca;

b) au primit delegare de competenta pentru infiintarea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor;

– in termen de 90 de zile de la intrarea in vigoare a H.G. nr. 500/2011, pentru elementul referitor la salariu, sporuri si cuantumul acestora, in cazul contractelor individuale de munca deja inregistrate. Prin salariu se intelege salariul de baza lunar brut stipulat in contractul individual de munca;

– cel tarziu in ziua lucratoare anterioara implinirii termenului de 20 de zile lucratoare prevazut de lege, de la data aparitiei modificarii elementelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a), c) – g) din Hotararea Guvernului nr. 500/2011, cu exceptia situatiilor in care modificarile se produc ca urmare a unei hotarari judecatoresti sau ca efect al unui act normativ cand inregistrarea in registru se face in ziua in care angajatorul se prezuma, potrivit legii, ca a luat cunostinta de continutul acestora.

Baza legala: Ordin nr. 1918/2011 pentru aprobarea procedurii si actelor pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei, precum si a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic