Conform Ordinului MFP nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă, registrele obligatorii pentru persoanele care conduc evidența contabilă pe baza contabilității în partidă simplă sunt:
• Registrul-jurnal de încasări și plăți
• Registrul-inventar
Alături de aceste două registre, printre documentele care trebuie constituite se mai numără:
• Fișa mijlocului fix
• Factura;
• Avizul de însoțire a mărfii
• Lista de inventariere
• Chitanța
• Chitanța pentru operațiuni în valută
• Dispoziția de plată/încasare către casierie
• Statul de salarii.

Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă pot să folosească toate formularele financiar-contabile enumerate mai sus sau numai o parte din ele, în funcţie de elementele specifice activităţii desfăşurate conform Ordinului MFP nr. 170/2015.
De asemenea persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă au obligaţia să efectueze inventarierea la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an, precum şi la încetarea activităţii.
Referitor la registrul unic de control, în care se evidenţiază controalele desfăşurate la contribuabil de către toate organele de control specializate, vă amintim că acesta este opțional pentru un PFA, având în vedere prevederile Legii nr. 252/2003 privind registrul unic de control. Documentul este obligatoriu numai în cazul contribuabililor, persoane juridice înregistrate la ONRC. În schimb, celelalte categorii de contribuabili pot ţine registrul unic de control, în funcţie de opţiunea lor.
În cazul în care un PFA are angajați, printre documentele pe care trebuie să le dețină se numără și un registru de evidență al salariaților.
Ordinul MFP nr. 170/2015 prevede că persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă, printre care se numără și PFA-urile, sunt obligate să păstreze în arhivă registrele de contabilitate şi documentele justificative care au stat la baza evidenţierii operaţiunilor economico-financiare în contabilitatea în partidă simplă.
Astfel, termenul de păstrare a Registrului-jurnal de încasări şi plăţi şi a Registrului-inventar este de 10 ani.
În schimb, documentele justificative utilizate de persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă se păstrează pe o perioadă de 5 ani, cu excepţia statelor de salarii care se păstrează 50 de ani.
Arhivarea documentelor financiar-contabile se face cu respectarea următoarelor reguli:
• documentele se grupează în dosare care se numerotează;
• gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui an la care se referă acestea;
• dosarele conţinând documente financiar-contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Conform reglementărilor incluse în Ordinul MFP nr. 2634/2015, care se aplică de la 1 ianuarie 2016, documentele financiar-contabile se vor putea păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice. Singura condiție este ca ele să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control.