info[at]accountable.ro
+40.757.228.760; +40.771.307.608
Bd. Unirii 64, sector 3, București

#WeAreAccountable

Proceduri, pași, taxe, documente, legi, modificări, condiții...

Dosarul personal al salariatului – ce documente trebuie sa contina


Angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Potrivit dispozitiilor art. 8 alin. (2) din Hotararea Guvernului nr. 500/2011, dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente:
– actele necesare angajarii;
– contractul individual de munca;
– actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
– acte de studii/certificate de calificare;
–  orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Va prezentam in continuare o lista de verificare pentru continutul dosarului personal:
– Copii dupa actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de identitate, certificat de nastere, certificat de casatorie;
– Copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala;
– Formularul de candidatura (inclusiv CV si, eventual, scrisori de referinta);
– Cererea de angajare;
– Informarea prealabila la angajare;
– Certificatul medical apt de angajareœ de la medicul de medicina a muncii;
– Fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca;
– Carnetul de munca sau declaratia pe proprie raspundere ca angajatul nu are carnet de munca;
– Certificatul de cazier judiciar sau declaratia pe proprie raspundere ca angajatul nu a suferit condamnari;
– Permisul de munca daca angajatul este cetatean strain;
– Fisa postului;
– Contractul individual de munca;
– Actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca (de exemplu: act aditional pentru clauza cu privire la formarea profesionala, clauza de neconcurenta, clauza de mobilitate, clauza de confidentialitate, act aditional pentru modificari ale salariului sau ale functiei);
– Copii dupa actele de identitate ale persoanelor aflate in intretinere (certificat de nastere, certificat de casatorie, carte/buletin de identitate etc.);
– Copie dupa livretul militar daca este cazul;
– Copie dupa permisul de conducere daca este cazul;
– Fisele de evaluare a performantelor profesionale;
– Deciziile referitoare la premieri si numiri pe pozitii ierarhice superioare;
– Documente privind cercetarea si aplicarea sanctiunilor disciplinare;

Atentie!
Ori de cate ori un angajat solicita un document, departamentul de resurse umane din firma dvs. are obligatia de a-l elibera pentru a-i atesta activitatea desfasurata si calitatea de salariat (art. 34 alin. (5) din Codul muncii).

De asemenea, aveti obligatia de a asigura deplina confidentialitate cu privire la datele cu caracter personal ale angajatilor dvs. (art. 40 alin. (2) litera i) din Codul muncii).

– Plangeri din partea angajatului.

La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia:
– copii ale documentelor existente in dosarul personal;
– copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.

Documentele sunt eliberate in copie certificata de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul.

Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare. Angajatorul raspunde pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricarei alte persoane fizice sau juridice, prin incalcarea acestor obligatii.

In masura in care, din motive obiective, angajatorul se afla in imposibilitatea de a elibera documentele mentionate mai sus, salariatul sau fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munca din raza caruia angajatorul isi desfasoara activitatea eliberarea unei adeverinte din care sa rezulte elementele continute in registru, astfel cum a fost intocmit si transmis de catre angajator.

Inspectoratul teritorial de munca in cauza elibereaza documentul, in baza registrului electronic transmis de angajator, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.

Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare.

Cine are acces la dosarele personale ale angajatilor?

Accesul la dosarele angajatilor trebuie limitat la acele persoane care au autoritatea legitima de a le consulta:
– managerul general al firmei;
– managerul de resurse umane;
– specialistul in resurse umane care se ocupa de gestionarea personalului;
– auditorii interni.

Desigur, fiecare angajat are acces la dosarul sau personal.

Dosarele personale pot fi solicitate si consultate de catre urmatoarele organisme abilitate pentru verificare si control:
– Inspectia Muncii;
– auditorii financiari si sociali externi pe baza contractelor semnate cu firma;
– Procuratura si/sau Politia in caz de accidente sau conflicte grave de munca.

Toti cei care au acces la dosarele personale au obligatia de a pastra confidentialitatea datelor.

 

Sursa: www.legislatiamuncii.ro


Leave a Reply