Astazi vom trata din punct de vedere contabil tratamentul cheltuielilor cu deplasarea in interes de serviciu, respectiv vom prezenta drepturile si obligatiile angajatilor privind delegatia lor.
– Cheltuiala cu diurna este deductibila la nivelul a 2,5 ori valoarea diurnei de stat, indiferent daca deplasarea este interna si externa.
a) Daca entitatea care acorda diurna este platitoare de impozit pe profit diurna este o cheltuiala partial deductibila .

Astfel, suma cheltuielilor cu indemnizaţia de deplasare acordată salariaţilor pentru deplasări în România şi în străinătate este deductibila în limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru instituţiile publice (13 lei).

De exemplu, pentru deplasari in Romania , nivelul deductibil este de 32,5 lei/zi.

Suma care depaseste acest nivel este considerata cheltuiala nedeductibila si nu este considerata avantaj in natura supus contributillor sociale obligatorii si impozitului pe venitul din salarii.

b) Daca entitatea care acorda diurna este persoana juridica fara scop patrimonial sau alta entitate neplatitoare de impozit pe profit (incluzand aici si microintreprinderile)

• diurna maxima deductibila este de 2,5 x 13 lei = 32,5

• ceea ce depaseste nivelul de 32,5 lei nu mai este considerata ca fiind o cheltuiala deductibila, fiind considerata avantaj de natura salariala supus calcului impozitului pe venit si contributiilor sociale obligatorii

Pe perioada in care angajatul este in deplasare/detasare si primeste diurna, nu se acorda tichete de masa.

Tichete de masa se acorda pentru fiecare zi lucratoare din luna pentru care se acorda, in limita a un tichet/zi.

Conform art. 11 din Norma de aplicare a Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masa aprobata prin H.G. nr. 5/1999, “nu se considera zile lucrate perioadele in care salariatii…sunt delegati sau detasati in afara localitatii in care isi au locul permanent de munca si primesc indemnizatie zilnica sau lunara de delegare sau de detasare “

– Cheltuiala cu cazarea si transportul– sunt cheltuiali integral deductibile conform codului fiscal

Conform art 21 alin e) sunt cheltuieli deductibile cheltuielile de transport şi de cazare în ţară şi în străinătate, efectuate pentru salariaţi şi administratori, precum şi pentru alte persoane fizice asimilate acestora.Calitatea de administrator rezultă din actul constitutiv al contribuabilului sau contractul de administrare/mandat. Persoanele fizice asimilate salariaţilor cuprind şi:

a) directorii care îşi desfăşoară activitatea în baza contractului de mandat, potrivit legii;

b) persoanele fizice rezidente şi/sau nerezidente detaşate, potrivit legii, în situaţia în care contribuabilul suportă drepturile legale cuvenite acestora.

In cazul biletelor CFR se poate solicita factura pentru a putea fi dedus si TVA-ul aferent.

Ce trebuie sa stie angajatii legat de procedura si documentele pe care trebuie sa le prezinte la intoarcere ?

Este indicat ca fiecare firma sa detina o procedura interna pentru delegatii in care sa fie prezentate in mod transparent tuturor angajatilor care sunt obligatiile care le revin.
• Inainte de plecarea in delegatie angajatul poate solicita avans, pe baza unei estimari a cheltuielilor care urmeaza a fi efectuate, urmand ca la intoarcerea din delegatie si depunerea decontului sa primeasca sau sa restituie diferenta.

• angajatul poate primi diurna pentru fiecare zi de deplasare conform deciziei entitatii;

• pe perioada in care angajatul este in deplasare/detasare si primeste diurna, nu se acorda tichete de masa;

• angajatul va trebui sa completeze ordinul de deplasare pe care va trebui sa-l predea departamentului contabilitate la intoarcerea din deplasare.Ordinul de deplasare serveşte ca: dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea, document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor effectuate, document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans, document justificativ de înregistrare în contabilitate.

• angajatul va trebui sa anexeze la ordinul de deplasare toate documentele justificative (bonuri, facturi, bilete de transport, etc) care dovedesc cheltuieli efectuate in cursul delegatiei.

Baza legala : Codul Fiiscal