Legea contabilitatii (82/1991) si de Ordinul Ministerului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008 reglementeaza obligatia intocmirii anumitor registre care sa evidentieze operatiunile contabile efectuate si aproba normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile.
1. Registrul unic de control
– aici sunt evidentiate toate controalele facute la societate de diverse institutii ale statului;
– se poate procura de la Finantele Publice
– trebuie sa existe cate un registru de control pentru sediu social si pentru fiecare punct de lucru in parte.
2. Registrul de evidenta fiscala (acesta este reglementat de Ordinul Ministerului Finantelor nr.870/2005)
Registrul de evidenta fiscala se intocmeste de catre contribuabilii care sunt inregistrati ca platitori de impozit pe profit si are ca scop inscrierea tuturor informatiilor care au stat la determinarea profitului impozabil si a calculului impozitului pe profit cuprins in declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat. Documentul se patreaza la domiciliul fiscal al contribuabilului si trebuie prezentat organelor de inspectie fiscala de cate ori este nevoie.
Informatiile inscrise in acest registru sunt inregistrate in ordine cronologica si trebuie sa corespunda cu operatiunile fiscale si cu datele privind impozitul pe profit din declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat.
Registrul de evidenta fiscala se elibereaza contra cost de catre unitatile fiscale, pe baza unei cereri, insotita de anumite documente (copie CUI societate, copie Certificat Constatator si Hotarare Judecatoreasca de infiintare a societatii comerciale, copie dupa actul de identitate al persoanei delegate sa depuna solicitarea si sa ridice registrul). Cererea pentru achizitionarea registrului trebuie depusa in maxim 30 de zile de la inregistrarea unei societati ca fiind platitoare de impozit pe profit.
Cum de la 1 februarie, toate firmele care au afaceri anuale sub 65.000 de euro trebuie sa plateasca impozit pe venit, acest registru nu e necesar pentru astfel de societati.
3. Registrul-jurnal
Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza cronologic toate operatiunile economico-financiare. Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul-jurnal. Printre jurnalele auxiliare care pot fi intocmite se numara: jurnalul privind operatiunile de casa si banca, jurnalul privind decontarile cu furnizorii sau situatia incasarii-achitarii facturilor.
Orice inregistrare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda informatii despre:
•felul, numarul si data documentului justificativ;
•explicatii privind operatiunile efectuate, precum si conturile sintetice debitoare si creditoare in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare respectivelor operatiuni.
Registrul-jurnal se intocmeste lunar prin inregistrarea cronologica a documentelor in care se reflecta miscarea elementelor de activ si de pasiv ale unitatii. Tot lunar se totalizeaza sumele debitoare si sumele creditoare.
Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot inregistra in Registrul-jurnal totalul lunar al fiecaruia dintre jurnalele auxiliare.
4. Registrul-inventar
Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate. Elementele inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora la sfarsitul exercitiului financiar.
Registrul-inventar se intocmeste, pe baza inventarierii faptice, in mai multe situatii:
•la infiintarea unitatii;
•cel putin o data pe an pe parcursul functionarii unitatii;
•cu ocazia fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii;
•alte situatii prevazute de lege.
In acest registru se inscriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului. Documentul se intocmeste intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta unitatii. Acest registru se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.
Registrul-inventar este un document foarte important, pe baza lui si a balantei de verificare de la 31 decembrie intocmindu-se bilantul care face parte din situatiile financiare anuale.
5. Registrul de casa
Registrul de casa serveste ca:
•document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii, pe baza actelor justificative;
•document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;
•document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.
Acesta se intocmeste zilnic, in doua exemplare, de catre persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de incasari si plati. Un exemplar este arhivat la casierie, iar al doilea exemplar, la compartimentul financiar-contabil pentru o perioada de 10 ani.
Din punct de vedere al informatiilor pe care le contine, registrul de casa trebuie sa cuprinda cel putin:
•denumirea unitatii;
•denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
•numarul curent;
•numarul actului de casa;
•explicatii;
•incasari;
•plati;
•report/sold ziua precedenta;
•semnaturi: casier si compartiment financiar-contabil. Casierul semneaza pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate, iar persoana din compartimentul financiar-contabil semneaza pentru verificarea exactitatii datelor inscrise, pentru primirea exemplarului 2 al Registrului si a actelor justificative anexate.
